新加坡文员;薪水2000-3000新币; 人在新加坡可到公司面试 安全有保障 办理详情咨询mandy16521652@gmail.com;
岗位名称:出差行政助理
岗位定义
出差助理是为公司主管(如销售总监、市场副总裁、项目负责人)或团队提供与出差相关的全方位支持的专业岗位。
其核心职责是从出差前的行程规划,到出差中的应急支持,再到出差后的费用管理,确保出差人员在外部能够、无忧地开展工作。该岗位区别于传统行政助理,更注重差差管理的专业性、复杂性和实时性。
岗位主要职责
围绕出差前、出差中、出差后三个阶段,提供全面支持:
1.出差前准备:
行程规划与管理:合理安排复杂的国内航班、酒店、地面交通(如接送、接送机等)。
文件办理:协助办理出差、准备旅行保险和相关证明文件。
会议与跟进协调:提前沟通并协调出差目的地的会议时间、地点,与客户、合作伙伴及内部团队制定详细出差出行表。
费用预支与管理:协助申请差额费用的预支,准备公司支付费用或其他支付工具。
材料准备:确保出差所需文件(合同、演示文稿、销售资料等)齐全,并进行备份或云端备份。
出差中支持:
实时应急支持:紧急联络点,处理突发问题(如航班取消、酒店问题、会议时间变更等)。
远程协调:根据实际情况调整后续行程,并作为出差人员与总部的沟通桥梁。
日常事务处理:在出差人员不在办公室时,协助处理其日常事务,确保工作流畅。
3.出差后收尾:
费用报销:审核并整理所有出差费用表格,完成报销。
行程总结归档:整理出差报告、会议纪要等文件,并归档保存。
关系维护:协助发送感谢信、领取客户礼品等,巩固合作关系。
岗位要求
基本条件:
学历要求:大专及以上学历,行政管理、工商管理、外语等相关专业优先。
工作经验:1年以上行政或助理工作经验,熟悉差旅管理流程者优先。
能力与素质:
细心与注意:考虑问题入微,能够提前识别并规避潜在风险。
压力管理与应急能力:在突发情况下(如航班取消)能够迅速发出紧急警报,制定替代方案。
优秀的沟通协调能力:能与高管、同事、政府、酒店、顾客等多高效方沟通。
工具使用能力:
熟练使用办公软件(Word、Excel、PPT)。
语言能力:
流利的普通话;
英语读写能力优秀,具备良好的口语沟通能力者优先。
Job Title: Travel Administrative Assistant
Job Definition
A Travel Assistant is a professional position that provides comprehensive travel-related support to company executives (such as the Director of Sales, VP of Marketing, or Project Manager) or their teams.
This core responsibility includes ensuring travelers can carry out their work safely and securely, from pre-trip itinerary planning to emergency support during the trip and post-trip expense management. This position differs from a traditional administrative assistant in that it emphasizes the professionalism, complexity, and real-time nature of travel management.